Концепти
Мониторингот како дел од ПМЕ

Функциии на мониторингот
Мониторингот во својот наједноставен облик има за цел да забележи во која мера се достапни влезните елементи за спроведување на активностите, како и до кој степен се спроведуваат активностите и колку и како се исполнуваат резултатите.
Според дефиницијата употребувана од ДГИС, мониторингот е “редовното собирање и анализа на информациите за набљудувањето на напредокот при спроведувањето на проектот”. Одовде произлегува дека функциите на мониторингот се:
•?документација на процесот на имплементација;
•?да го олесни донесувањето одлуки од страна на раководството;
•?да презема поправни дејства;
•?да учи од искуството/подлога за идното планирање.
Мониторингот главно се спроведува на формален начин со разработување систем за добивање информации и испраќање повратни информации и одлуки. Сепак, треба да се знае дека многу допонителни и корисни информации можат да се добијат ако на овој формален систем му се додаде и еден друг, неформален начин на прибирање информации. На пример, чувствителните информации кои нема да се најдат во пишаните документи, за нив многу подобро може да се комуницира преку неформални средби и дискусии. Комбинацијата од методите за собирање информации и давање повратни информации ќе ги даде најдобрите резултати.
Поврзаност на мониторингот и
планирањето
“Темелите” на мониторингот се ставаат во фазата на планирање кога треба да се исполнат следниве услови:
• Одредување показатели на успехот на проектот
Показателите треба да бидат јасни, конкретни (specific), мерливи (measurable), изведливи (achievable), сигурни (релиабле) и врзани за рок (time related) - УМНИ (smart). Показателот за мониторинг одговара на прашањето: “До која мера (квалитативно и квантитативно) се постигнатуваат целите?”
•?Расчленување на активностите во проектот во однос на времето (временски распоред, временско планирање)
Во зависност од должината на траење на проектот и неговиот обем, активностите можат да се разделат во квартални (тримесечни) месечни или неделни планови, со чија помош координаторот на проектот може да го следи напредувањето на проектот.
•?Одредување начин на кој ќе се врши мониторинг за проектот (организациска структура за мониторинг)
Ги вклучува одговорностите на лицата вклучени во мониторингот, постапките, методите и средствата за собирање и анализа на информациите како и временската рамка за тоа.
•?Утврдување на методите и постапките за следење и известување за непредвидени ситуации
Тоа може да бидат дополнителни, но сепак релевантни активности и резултати, промени во опкружувањето и во самата организација.
Мониторингот како раководна алатка
Мониторингот е типична раководна задача за да се има предвид што се случува во и надвор од проектот и зависи од нивото на одговорности на лицето кое врши мониторинг во проектот. Така, на пример, соработникот на проектот се грижи за остварување на активностите и ги следи показателите на успехот за резултатите, додека раководителот на проектот се грижи за остварување на целта на проектот и ги следи показателите за успехот на тоа ниво. Тоа значи дека раководителот и соработникот имаат потреба од различни информации, но сепак,  крајната цел и на двајцата е мониторингот да им обезбеди доволно сигурни информации, со цел да се олесни донесувањето одлуки на нивното раководно ниво. Ова претпоставува дека секој си ги знае своите задолженија и надлежности.
Од погореизнесеното произлегува дека во еден проект може да се врши  мониторинг на различни нивоа: мониторинг на активности, мониторинг на резултати (продукти, излезни елементи), мониторинг на ниво на целта на проектот (ефекти од проектот), мониторинг на ниво на генерална цел (влијание на проектот врз целната група) и мониторинг на контектстот (влијание на проектот на поширокото опкружување, заедницата и сл.).
Во примерот се прикажани информациите и показателите кои би се следеле при спроведување различен тип интервенција (испорака на производи, испорака на услуги,  и инфраструктурни зафати) на различни нивоа на мониторинг.